Procedimiento para solicitar y gestionar congresos virtuales

Para gestionar eventos virtuales

En estos momentos, los especialistas de Cencomed están evaluando una plataforma para la gestión de los eventos virtuales, que brinda la posibilidad de inscripción en el sitio, de subir trabajos, permite además realizar todo el quehacer del Comité Científico en la revisión y aprobación de ponencias, y permite además interacción entre los participantes.

Procedimientos para la confección de un sitio web para un evento virtual

El servicio de eventos virtuales se presta a los eventos de primer nivel de alcance internacional o de alcance nacional que por su importancia lo requiera.
El usuario interesado en utilizar los servicios para la gestión del evento debe contactar con el grupo Cencomed, por la dirección cencomed@infomed.sld.cu o por el teléfono 8383890, para concertar una entrevista con uno de los integrantes del grupo. Además debe visitar el sitio Cencomed, para conocer cómo funciona el servicio y las prestaciones del mismo.
Los organizadores deben contar con la colaboración de un grupo de especialistas que puedan asumir los roles de revisores y miembros del comité científico. Estos deben tener acceso a la red de salud cubana. Para administrar el sitio del evento, se recomienda seleccionar un especialista con habilidades para la computación, y que sea el enlace con el grupo Cencomed.
Para la entrevista que se acordará con anterioridad, el usuario debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

El evento debe estar aprobado por el Consejo de Sociedades Científicas y el Grupo Coordinador de Eventos del MINSAP en correspondencia con el tipo de evento. Las instituciones organizadoras deben entregar una carta de solicitud oficial donde conste que el evento ha sido aprobado por estas instituciones. (carta tipo)
Indicar al usuario que debe traer para este primer encuentro la información básica sobre el evento.(nombre, fecha de celebración, lugar, editor principal del sitio )
Debe significarse que la promoción debe comenzar un año antes de la fecha de inicio del evento en particular.

Si el usuario contacta con Cencomed vía telefónica, se deben orientar los pasos anteriores. Se debe indicar la información sobre el evento que debe traer el usuario a la primera entrevista. Esta información es necesaria para la configuración inicial del sitio y debe estar en formato digital, texto simple.

En la primera entrevista:

En este momento el especialista de Cencomed:

a) Indicará la Inscripción del evento en el directorio

b) Orientará al usuarios sobre la forma más eficiente de gestionar el evento a partir de los objetivos que se propongan los organizadores.

c) Identificará con el usuario el alcance e importancia del evento a promover o gestionar, a quén está dirigido y trazará la estarategia de promoción.

d) Ofrecerá información al usuarios sobre los servicios disponibles en Cencomed y mostrará donde encontrar las ayudas disponibles para el uso de estos servicios.

En caso de que el usuario solicite la creación de un sitio en la plataforma Open conference systems (OCS) la gestión del evento:

a) En esta cita, el usuario que solicita el servicio de gestión de eventos, debe informarse que:

El editor del sitio en OCS debe tener conocimientos de computación.
El comité organizador y científico debe estar conformado por especialistas con condiciones de conexión adecuada a internet o al menos de Infomed, desde la casa y o la oficina.
El editor del sitio no debe ser el presidente del evento, pero debe estar en contacto con el secretario del mismo. La dinámica de organización de un evento y actualización del sitio deben ir paralelamente.
Es responsabilidad del editor que el sitio se encuentre actualizado
Existe un manual de usuarios de OCS que debe servir de ayuda para el manejo de la plataforma.

b) El editor del sitio en esta entrevista, debe tener preparada la siguiente información:

Nombre completo del evento, siglas (si las tuviera), fecha y lugar de realización,convocatoria, quien convoca, los objetivos generales del evento y a quien va dirigido.
Integrantes del comité organizador (C.O.) y científico (C.C.) con sus nombres completos y sus categorías científicas, institución de procedencia y país.
Las instituciones que apoyan o auspician el evento desde el punto de vista científico. Esto requiere que el C.O. tenga las cartas de aceptación del auspicio. Enlaces a los sitios web de las instituciones que auspician si los tuvieran. Destacar que no deben aparecer auspicio de tipo comercial alguno.
Temáticas fundamentales del evento
Modalidades de participación y formas de presentación de los trabajos( si el evento es solo presencial, virtual o presencial y virtual, mesas redondas, entre otros)
Normas para la presentación de los trabajos descritas brevemente en lenguaje claro y formal.
Formas de inscripción al evento, con sus cuotas, plazo y lugar donde hacer dicho pago, diferenciando las cuotas para extranjeros y cubanos. Instrucciones de cómo acceder al sitio, enviar trabajos, dirigidas a los interesados y autores.
Nombres completos, categoría y localización postal y electrónica de los designados por el Comité Organizador que atenderán las demandas de los delegados y la dirección electrónica del evento.
Los datos del editor principal del sitio: nombre completo, profesión, centro de trabajo, localización postal, electrónica y telefónica y los horarios de atención al público y los CONTACTOS con las direcciones electrónicas, postales y teléfonos.
En esta cita debe definirse con el editor el nombre que identificará al evento. Se fijará un segundo encuentro para entrenar en el uso de la plataforma y forma de colocar o editar contenido. Se brindará un tutorial de cómo colocar los contenidos sobre el evento, las temáticas y forma de gestionar el evento.
Si el sitio es multilingüe, el comité organizador debe garantizar el contenido traducido a los idiomas que se hayan configurado.

Recomendaciones generales

Para incluir información adicional en el sitio de gestión de evento, el editor podrá hacerlo en la medida que reciba las instrucciones del uso de la plataforma.

Debe incluirse:

El programa preliminar: se puede confeccionar en la medida que el comité científico evalúe los trabajos. Puede incluirse un programa detallado en caso que sea necesario.
Las personalidades relevantes e instituciones involucradas en las actividades científicas.
Los cursos o talleres precongresos con sus datos fundamentales (título del curso, objetivos, duración, programa (fecha y hora), sede, profesionales a los que va dirigido, nombres y apellidos de los profesores que impartirán el curso, su categoría, institución y país).
El alojamiento con datos similares de plazo, precio, o el enlace al turoperador oficial si fuera necesario con el nombre y datos del ejecutivo a contactar.

Se sugiere si procede:

Solicitar un buzón de correo electrónico temporal: El nombre de este buzón debe corresponder con la temática del evento. Por ejemplo: nombre corto del evento con el año de edición (pediatria2011@infomed.sld.cu). Este buzón tendrá vigencia hasta dos meses después de concluido el evento. Puede incluir la solicitud de buzón de correo en la carta de solicitud de la creación del evento virtual.

Colocar información sobre la sala, o sede del evento con sus bondades (gastronomía, transporte, ubicación, entre otros).

En el entrenamiento:

Se configura el sitio junto al editor, y se dará un entrenamiento de cómo llenar los contenidos en la plataforma, se aclararan dudas sobre el funcionamiento del sitio.
Se brindará un entrenamiento al comité organizador y/o sobre el proceso de evaluación de los trabajos al comité científico según sea el caso.
Se selecciona el diseño en el sitio. Es responsabilidad del Comité Organizador confeccionar la cabecera del sitio asegurándose de incluir nombre completo del evento, fecha y lugar. La cabecera debe tener las medidas indicadas.

Recomendaciones generales a los usuarios:

Para añadir el contenido sobre el evento, debe hacerlo en el siguiente orden: convocatoria, comités, auspician, temáticas, normas para autores, programa preliminar, cursos precongresos, cuotas de inscripción y alojamiento, sede del evento, contactos, editor.

Los contenidos no deben tener los textos en mayúsculas ni subrayados.

Cuando se quiera destacar algo debe ponerse en negritas

Las imágenes usadas deben ser de calidad y bajo peso (<50kb)

Si tiene dudas relacionadas con la configuración del OCS revise el manual de usuario que ponemos a su disposición.

Contacte al Grupo Cencomed si tiene alguna duda por:

Telefono: 8383890

correo electrónico: cencomed@infomed.sld.cu