Conservar: acción impostergable para disponer de información

Jorge Noel Marqués. Foto: Eric González

En junio de este año se efectuó la XVI edición del Fórum de Ciencia y Técnica del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. En la Segunda Jornada de Trabajos Terminados, que integró el programa del evento, la MSc. Arelys Borrell Saburit, especialista en gestión documental del Departamento de Fuentes de Información, expuso un trabajo investigativo sobre la Estrategia para la conservación del Localizador de Información de Salud y del Directorio de Instituciones como sitios web.

En esa jornada fue elogiada la ponencia expuesta por Borrell Saburit y debido a la trascendencia de esa presentación surgió el propósito de realizar este trabajo de prensa. Además de abordar los detalles más relevantes de su exposición solicito a mi entrevistada que exprese a nuestros lectores su visión sobre otros aspectos asociados a la conservación de la documentación tanto en el ámbito impreso como digital.

Pensemos en el trabajo que expusiste. Se refiere a una estrategia para la conservación del Localizador de Información de Salud y del Directorio de Instituciones como sitios web, dos importantes recursos de la Biblioteca Virtual de Salud de Cuba. ¿Qué consideraciones de tipo tecnológico y de fuentes de información deben tenerse en cuenta para realizar estos propósitos? 

Las instituciones que gestionan documentos digitales deben cumplir algunas consideraciones tanto desde el punto de vista tecnológico como organizativo. La principal estrategia de preservación que encontramos es la migración a nuevas versiones, aunque se utilizan otras estrategias como la utilización de un software con código de fuente abierta, la formulación de políticas de seguridad informática y procedimientos de trabajo. 

En ambos recursos de información se documentan, mediante metadatos, toda la información generada a partir de la documentación electrónica, se realiza captura de documentos de acuerdo con  diferentes formatos, la información se encuentra de manera coherente y estable, utilizan un servidor profesional estándar con características determinadas y se realiza el mantenimiento físico no solo del servidor sino de las colecciones digitales también.

Para la conservación digital de los documentos es importante tener en cuenta la información y función, es necesario mantener la autenticidad, logrando que la identidad se mantenga en el tiempo, o sea que los datos respondan al documento original, para eso la gestión de preservación debe estar presente desde el momento que se crea el documento.

La identidad es muy difícil conservarla en su totalidad por lo que se debe trabajar en conservar los aspectos esenciales y eso está sujeto por sus funciones y uso y depende de la habilidad que tenga el conservador de reproducir los documentos en el tiempo. 

En cuanto a las consideraciones de  índole tecnológica existen varias pero mencionaré 3 ejemplos. Realizar copias de seguridad o de respaldo es una de las formas más utilizadas y consiste en grabar en algún tipo de soporte físico la información almacenada en la computadora, algunos de los soportes de respaldo pueden ser los DVD, CD, etc. Esta estrategia es válida pero siempre hay que tener en cuenta la obsolescencia del soporte físico de  almacenamiento.

Se utiliza también la renovación del soporte físico de almacenamiento. Se complementan con las copias de seguridad y consiste en pasar la información digital de un soporte a otro más moderno. La frecuencia con que se realiza esta estrategia está condicionada por las políticas establecidas, los tipos de soporte físico, las condiciones de almacenamiento.

En el caso de la migración evita la pérdida de información por culpa de la obsolescencia ya sea del hardware, software como de los soportes o formatos. Consiste en convertir un recurso digital creado en un entorno específico y codificado en un determinado formato a otro para que funcione en una nueva plataforma informática.

Por ejemplo, la transferencia de un documento en Microsoft Word a uno de PDF, la transferencia desde un sistema operativo a otro, es decir, de Windows a Linux y la transferencia de un lenguaje de programación a otro, de BASIC a JAVA, sin embargo, no siempre  es posible hacer una copia exacta de un objeto digital pues algunos cambios de hardware o de software dejan irreconocibles algunas tecnologías anteriores.

Desde hace varios años te interesa el tema de la conservación de la documentación tanto impresa como digital. ¿Qué características tiene cada una de ellas?

Vengo trabajando en este tema desde hace unos cuantos años, podemos hablar desde el año 1998 /99 aproximadamente. Es un tema que me apasiona muchísimo pues generalmente en nuestra vida en general conservamos aquellos objetos a los que le damos mucha importancia ya sea espiritual, material, histórica, patrimonial, legal, etc.

En esta profesión de bibliotecaria/conservadora, así como en la vida queremos conservar muchas cosas y por lo costosa que resulta esta actividad debemos tener bien claro qué es lo que vamos a conservar. ¿Cómo lo hacemos? pues trabajando enfocados en la misión, objetivos y funciones del centro. 

En la conservación en general es importante la planificación y el establecimiento de prioridades y el resultado de este proceso consiste en la formulación de un plan de preservación escrito que define y proyecta un curso de acción, proporcionando la estructura o el contexto necesario para llevar a cabo las metas y prioridades establecidas.

La mayoría de las instituciones tienen muchas necesidades de preservación que requieren de la confluencia de una serie de acciones y los recursos son siempre limitados, por lo que es imperante determinar cuáles son las acciones más importantes para así poder establecer prioridades. Es útil considerar tres criterios para establecer prioridades en el momento de realizar las acciones de preservación: el impacto, la viabilidad y urgencia de acción. 

En cuanto a los documentos tradicionales, específicamente el papel, está probada a través de siglos su permanencia en el tiempo que por supuesto está condicionada por factores externos e internos. Es importante mantener un clima estable, buenas condiciones de almacenamiento, cuidados al manipular los documentos.

En el caso de estos materiales, de alguna manera van dando señales que las acciones de preservación no son las mejores, vemos como las tintas se desvanecen, los papeles se tornan amarillos y frágiles y a pesar que siempre se dice que es mejor trabajar en la preservación preventiva, una vez identificados estos síntomas, da la posibilidad de una posterior intervención que permita retardar o detener el daño.

A diferencia de estos documentos, la información digital con el paso del tiempo puede perderse pero no de manera  paulatina, esta existe o simplemente no existe en el momento que se detecta el síntoma, en muchas ocasiones la información se ha perdido irreparablemente.

Las problemáticas asociadas a la preservación digital están dadas por la durabilidad de la información, la fragilidad de los soportes, la obsolescencia de hardware y la dependencia del software, cambios rápidos en la tecnología, multiplicidad de formatos. El problema de la conservación digital es muy complejo, por lo que es importante que los productores de documentos faciliten la tarea desde el momento del diseño de los documentos. 

¿Algún otro comentario?

El trabajo de conservación intervienen profesionales de distintas ramas del saber, en el caso de la preservación digital deben trabajar muy unidos bibliotecarios, administrativos, conservadores, tecnólogos ,etc., en la formulación de estrategias, políticas y procedimientos adecuados que permitan retardar o eliminar el daño en las colecciones. Y para terminar, considero que nos queda mucho por investigar sobre este tema